ELEMEN DASAR DALAM SETIAP RENCANA

ELEMEN DASAR DALAM SETIAP RENCANA

ELEMEN DASAR DALAM SETIAP RENCANA

Rencana dapat berbeda dalam periode waktu atau dalam pokok persoalan yang tercakup.Tetapi pertimbangan yang matang akan menunjukkan,bahwa setiap rencana yang sehat harus mengandung kualitas-kualitas pokok berikut,di antaranya sebagian telah tercakup dalam pembahasan sebelumnya.

  • Suatu pernyataan mengenai tujuan.Dengan mengidentifikasikan tujuan dari rencana akan menyajikan kepada pembacanya alasan untuk tindakan yang diperlukan.Tujuan ini dapat menjawab bagian pertanyaan “ mengapa “.Juga akan menyatakan sasaran.

Tujuan dari rencana strategis mungkin luas dan umum.Tetapi begitu rencana menjadi lebih terperinci,maka demikian juga alasan-alasan untuk tindakan yang diusulkan menjadi lebih spesifik,lebih jelas,dan lebih terperinci.

  • Identifikasi mengenai tindakan yang akan diambil.Jelas tujuan merumuskan rencana adalah untuk mengambil tindakan,dan rencana harus menetapkan jelas tindakan apakah yang perlu diambil.Bilatujuan semakin terperinci,maka tindakan harus juga semakin spesifik atau konkrit-yaitu dari rumusan yang sangat terperinci dalam bagian rencana operasi.
  • Penentuan sumber-daya yang akan dipergunakan.Tugas pokok ari manajemen ialah untuk mempergunakan semua sumber-daya dengan sebaik-baiknya.Sumber-daya dari sebuah perusahaan meliputi tidak hanya dana,tetapi juga manusia,pabrik,dan peralatan,ketrampilan teknis,dan pengetahuan lainnya.Rencana harus menunjukkan sumber-daya apa saja yang diperlukan-dan apakah sumber-sumber itu sudah ada di tangan atau masih harus dibeli,untuk menghindarkan penggunaan yang bertentangan dari sumber-sumber atau penggungaan yang kurang optimal.
  • Identifikasi dari sasaran.Sasaran ( goal ) merumuskan tingkat pencapaian yang diharapkan dari tindakan yang diambil.Dengan kata lain, sasaran menjawab pertanyaan mengenai apa yang akan dihasilkan dari aktivitas.
  • Penetapan jadwal waktu yang tetap dan ketaatan padanya.Kemajuan dalam mencapai sasaran-sasaran harus diukur tidak hanya mengenai tingkat pencapaiannya,tetapi juga mengenai waktunya.
  • Identifikasi dari kondisi-kondisi yang akan dipenuhi atau asumsi-asumsi yang dibuat.Secara umum kondisi-kondisi yang penting yang mendasari rencana harus diberitahukan kepada mereka yang harus memberikan persetujuan terhadap rekomendasi.Jika kondisi-kondisi yang terjadi tidak seperti yang diasumsikan,maka pimpinan yang bertanggungjawab harus sadar akan situasi itu pada checkpoints yang tertentu,sehingga tindakan perbaikan,termasuk perubahan dalam rencana,dapat dilakukan bilamana diperlukan.

PROSES PERENCANAAN

Bagaimanapun juga,langkah-langkah logis yang ditempuh dalam suatu prosedur perencanaan yang formal,dan kurang lebih terpisah,dapat digariskan kemudian.Ini dapat juga menjadi daftar pengecekan terhadap hal-hal yang dipertimbangkan dalam pemikiran yang tidak formal,mengenai rencana perusahaan.Sekali lagi,tujuan dari perencanaan ialah memilih arah tujuan terbaik untuk membawa sebuah perusahaan ke mana seharusnya dituju dan untuk mengurangi resiko dalam membuat keputusan,dengan cara memberikan sebanyak mungkin informasi yang berhubungan.

Ringkasnya,proses perencanaan harus meliputi fungsi-fungsi pokok sebagai berikut :

  • Perumusan masalah,sasaran,dan tugas.Langkah ini dapat mencakup hal-hal penting yang terpisah sebagai berikut :
  1. Perumusan spesifik dari masalahnya.
  2. Identifikasi alasan-alasan dilakukannya penelitian.
  3. Perumusan isi atau karakteristik-karakteristik yang harus tercakup dalam rencana.
  4. Pertimbangan mengenai cara-cara alternative untuk memperoleh pemecahan.
  5. Seleksi cara yang paling praktis untuk memperoleh jawaban,setelah mempertimbangkan semua factor.
  6. Pendaftaran secara terperinci mengenai data yang diperlukan.
  7. Spesifikasi tindakan yang diperlukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan.
  • Pengumpulan informasi
  1. Mendapatkan semua fakta penting yang tersedia.
  2. Identifikasi ketidak-pastian atau bidang-bidang yang tidak ada.
  3. Penyaringan atau pengembangan alternative-alternatif yang layak untuk dipertimbangkan.
  • Evaluasi terhadap berbagai tindakan.Ini meliputi yang berikut :
  1. Penempatan/penyusunan berbagai tindakan dalam bentuk yang dapat diperbandingkan.
  2. Penetapan criteria yang akan dipergunakan dalam mengadakan seleksi.
  3. Pembuatan perbandingan-perbandingan.
  • Keputusan tentang tindakan yang direkomendasikan.Ini meliputi semua elemen  yang telah dikemukakan pada satu atau dua halamansebelum ini.

BEBERAPA CONTOH PROSEDUR

Beberapa bagan arus ( flowchart ) dari proses perencanaan,dan pengendalian yang ada hubungannya,dalam sebuah perusahaan pesawat terbang mungkin berguna dalam menunjukkan urutan langkah-langkah yang praktis

Proses perencanaan secara menyeluruh diilustrasikan dalam gambar 10.3.Langkah-langkah ini dapat diikhtisarkan sebagai berikut :

  • Berdasarkan pada penelitian-penelitian strategis dan informasi lain,dibuatlah suatu taksiran mengenai lingkungan yang mungkin dialami perusahaan selama 10 tahun berikutnya.Inimerupakan sebuah dari input untuk manajemen dalam mengembangkan pedoman-pedoman.
  • Dengan adanya berbagai input,ditetapkanlah pedoman-pedoman strategis;tujuan-tujuan perusahaan ditetapkan,demikian juga sasaran untuk masa perencanaan 10 tahun.
  • Rencana strategis jangka panjang dikembangkan,dalam perusahaan yang disentralisir ini,berdasarkan konsolidasi dari divisi-divisi operasi.Unit-unit operasi ini melakukan perencanaan melalui pertimbangan yang tertatur mengenai factor-faktor,seperti gambar 10.4.Ditinjau dari segi financial,rencana ini dinyatakan dalam laporan keuangan menyeluruh yang dikonsolidasikan,disertai data divisi yang mendukungnya.Laporan keuangan tersebut mencakup komponen-komponen berikut untuk setiap tahun perencanaan :
  1. Laporan taksiran perhitungan rugi/laba
  2. Laporan taksiran sumber dan penggunaan kas
  3. Laporan taksiran posisi keuangan.
  • Mengenai operasi-operasi jangka pendek,suatu rencana tahunan “ terperinci “ ( dua tahun ) disusun,disertai banyak skedul-skedul pendukung yang terperinci.Ini pada dasarnya menyangkut dua tahun pertama dari jangka panjang,tetapi dalam konteks rencana dan metode yang sangat spesifik untuk mencapainya.
  • Bila rencana operasi untuk masa dua tahun telah disetujui oleh manajemen perusahaan dan oleh dewan komisaris atau dewan direksi,maka rencana itu akan berlaku sebagai suatu anggaran ( budget ).Secara triwulan ( atau lebih sering ),hasil-hasil yang sesungguhnya dari masing-masing unit operasi dan hasil secara keseluruhan dibandingkan dengan rencana,ini merupakan suatu alat pengendalian dasar.Tindakan perbaikan diambil bila diperlukan.Jika terlibat program-program utama,prestasi pelaksanaan dapat diteliti kembali per bulan ( atau per minggu,jika sangat kritis ).

FREKUENSI RENCANA

Secara umum dapat dikatakan,bahwa perencanaan merupakan suatu proses yang kontinu/” terus menerus “,dan bahwa bila terjadi perkembangan penting,itu harus dimasukkan sebagai input bagi rencana induk strategis.Mengenai frekuensi dilakukannya pemutakhiran atau revisi formal,banyak perusahaan menemukan bahwa adalah praktis untuk memperbaharui rencana strategis setahun sekali.Sebebarnya ini tidak lain adalah dengan meninggalkan rencana untuk tahun yang baru berlalu,dan menambahkan rencana untuk tahun yang akan datang.Dengan adanya proses revisi ini,maka setiap tahun bila timbul pandangan-pandangan baru mengenai perusahaan atau kesempatan-kesempatan atau ancaman baru,hal ini sebenarnya telah dipelajari dan dimasukkan dalam proses perencanaan dan rencana yang dihasilkan.

Tentunya rencana usaha jangka pendek harus dibuat setiap tahun.Akan tetapi,karena rencana usaha tidak hanya merupakan suatu rencana tetapi juga sebagai alat pengendalian,maka adalah wajar untuk meninjau kembali rencana,jika kejadian-kejadian pokok telah berubah.Akan tetapi,perubahan-perubahan dalam kondisi per-se tidak boleh merupakan dalih/alasan untuk mengadakan revisi terhadap rencana karena kelompok operasional tidak dapat mencapai sasarannya.Dampak dari penyimpangan,dan hasil akhir tahun ( atau akhir periode lain ) yang diharapkan,dapat diidentifikasikan tanpa mengubah rencana,tetapi dengan mengkuantifikasikan hasil akhir untuk tahun berjalan,dan penyimpangan dari anggaran ( rencana ) perusahaan

PEDOMAN-PEDOMAN RENCANA

Sebagaimana telah dikemukakan sebelumnya,jantung dari perencanaan yang sehat adalah pemikiran dan komunikasi,apakah untuk rencana strategis ataupun rencana jangka pendek.Pengharapan dan instruksi dari manajemen tertinggi itu perlu,antara lain untuk mengkomunikasikan konsep-konsep yang vital bagi adanya perencanaan yang efektif kepada semua peserta.Usaha seharusnya dilakukan untuk memotovasi pemikiran dan bukan

Sumber : https://www.anythingbutipod.com/